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写好合同的五十招中文版(二)

2005-10-11 00:00   我要纠错 | 打印 | 收藏 | | |

  第四部分:要为法官和陪审团考虑

  31.要假设合同的读者是一个受过教育的外行,如果你书写的合同简明得连一个外行都能理解,那么即使到了法庭上,你也不用害怕。

  32.强调一个合同术语可以这样做:加上双引号并将其开头的字母大写。将一个词语的开头字母大写表明你想让它有一个特别的意思。下面有两个定义术语的例子:

  一、本合同中使用的“货物”("Goods")是指买方已经同意向卖方购买的货物;

  二、本合同中买方同意向卖方购买的拾(10)只平底锅,即下文中的“货物”("Goods")。

  33.第一次使用某个术语时就要下定义。定义合同术语不是在合同的开头,也不是在合同的结尾,而是在这个术语第一次出现的时候,这样做,有利于读者更好地理解合同。

  34.勤于解释合同中的术语和概念。要记住合同双方的当事人可能会理解合同中某些专用术语,但法官和陪审团却可能一无所知。所以撰写合同时要让合同自己为自己释义。

  第五部分:书写时要常和你的客户沟通

  35.所有的合同都应该有一封说明书——用来告诉你的客户如何使用和签署合同。

  36.告诉客户你在撰写过程中的一些想法。比如:哪些事情可能会随着交易变得很遭,哪些事可能会在将来发生,哪些事情已经发生了,哪些可以让事情朝好的方向发展的方法……你最好在给客户的说明书中都将这些都写上。

  37.告诉客户合同的风险所在。在撰写合同时,你最好向客户说订立合同需要承担的风险和能够得到的利益。通常情况下,只要你花时间来起草合同,你就会发现真正的风险在哪里。

  第六部分:完成初稿后做什么

  38.核实合同的拼写情况、段落序号以及上下文的注解,你可以自己手动来做,也可以用文字编辑软件中的拼写和语法检查功能来完成,特别是自从有了微软的word软件后,做这样的工作你似乎不要费多少精力(但机器有时也不可靠,如果你不看仔细,它就会把"per stirps"改变为 "per stupid")。现在,这类专业的软件甚至可以帮你检测到合同中没有释义的术语,如:Corel公司专门为法律办公开发的文字处理软件包中的DealProof软件,还有可供word97和word2000下载安装的DocProofReader软件。

  39.让你的秘书或者助手阅读你草拟的合同。你的同事不仅能通过文字处理软件来帮你检查到你没有查到的拼写和语法错误,而且他们还能发现你起草时没有察觉到的矛盾和混淆之处。

  40.在合同上注明“第一稿于200年6月22日”,第一稿完成后,可能还要草拟几个版本,为了避免他们之间相互混淆,最好在每份草稿首页的顶部注上序号和起草时间。另外,在每一个版本的封面上注明"草稿"字样,也能够避免你那急躁的客户不等到最后的定稿文本就急于签字。

  41.让你的客户读你草拟的合同。你的客户读第一稿,可以确保你的起草的东西和客户的愿望相符。

  42.在电脑中将草拟的合同多保存几个复件。如果你将第一稿合同存了两份在电脑中,那么其中的一份可以用来存档,另一份则可以用来继续修改。用来存档的文件可以命名为"合同。草1".用来修改的文件可以命名为"合同".以此类推,以后修改的版本就命名为“合同.草2”,“合同.草3”,等等。带“草”字的扩展名表示此合同是草拟版本。(当然,你可能不经常用DOS下的WordPerfect 5.1软件,我是经常用的,你也可以用一个较长的文件名来清楚地表达出草拟合同的名称、编号及起草时间,范例如:“史密斯.琼斯于2000年6月22日草拟的第二版合同”。)

  43.将当前的草拟版本和以前的版本进行比较。如果你存了很多合同的草拟版本,那么你就可以很容易地用文字处理软件或者是CompareRite软件来比较分析两个合同版本。当你用软件比较"合同。草1"和"合同。草2"两个版本时,最好将软件的分析结果打印出来送给客户看,让他知道变化在哪里。

  第七部分:怎样打印和签署最后的定稿合同

  44.用24磅的铜板纸而不是用20磅的复印纸来打印合同。用厚一点的纸不仅复印副本很容易,而且,它被保存的时间也要长一些。

  45.打印整个合同要用同样的纸,如果打印过程中纸发生了改变,一定要用同样的纸再打印一次。这样做,对方就不会说合同在签署后被偷换了。

  46. 最好用蓝墨水而不是用黑墨水来签署合同,因为蓝墨水可以很容易地让人区别出哪个是合同正本,哪个是影印副本。

  47.让双方在每页合同上签字,这样做可以避免有人怀疑合同签署后被更改过。

  48.在合同签名栏的下方留下一些空白行,以便合同双方和见证人填写他们的名字和地址。这样,一旦合同引起纠纷,就能很容易地找到证人。要记住,一般的商业租赁需要两个见证人。

  49.签名者如果是公司官员,一定要写上他们的职务和其所在公司的名称。不这样做就可能导致这个官员个人承担责任。签约代表签名的正确方法如下:

  ABC公司,佛罗里州分公司

  签约代表:________________

  公司总裁:史密斯·琼斯

  50.根据公证法增加公证条款,类似的范例见附录B最后的忠告如果这50招都不能让你起草的合同免于诉讼,那你就去掌握斯创得·怀特先生的《设计原理》吧,我听说它对应付上诉非常有帮助。

  (本文于2000年11月发表于美国佛罗里达州的律师杂志上)

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