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英语应用文写作之事务信函

2006-01-05 00:00

  事务信函概述

  不同的事务信函要达到的目的各不相同,例如求职信、拒聘信、询问信、投诉信等等。事务信函书写的好坏关系到事务洽谈的成败。因此,写事务信函时,要具有高超的驾驭语言的能力,按固定格式写。

  事务信函的格式由八个部分构成:

  发信人公司名称和地址(信头);收信人公司名称和地址(信内地址);称呼;信体;结束语;落款;发文编号;附言.

  ● 信头包括发信人所在单位的名称、地址、邮政编码、电话、电传、电子邮件信箱及发信日期,写在信纸的右上方。

  ● 信内地址包括收信人所在单位的名称或收信人的地址,必须同左边的空白处取齐,与信头间隔二行至四行的距离为佳。

  ● 书信开头客气称呼的方式取决于写信人与收信人之间的关系。规范的称呼通常是:Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Smith, Dear Miss Green, Dear Mrs. Brown, Dear Ms. Jane,Gentlemen。

  ● 信的主体可由一段或多段组成,全从左边空白处写起或缩行二个字母至四个字母的距离。

  ● 常用的书信结尾有:Yours truly, Yours sincerely, Yours cordially, Yours respectfully。

  贸易关系用:Yours truly, Yours sincerely

  贸易及朋友关系用:Yours cordially

  与上级关系用:Yours respectfully

  给年长者或位尊者用:Yours very respectfully

  ● 落款时,写信人必须在印刷体的名字上方签上自己的姓名。

  ● 发文编号:抄送人将姓名用小写缩写写在签名下方空一行处,以示对信件负责。

  ● 附件用Enclosure标明。

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