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商务英语之应用文写作

2010-06-18 17:36   来源:新浪       我要纠错 | 打印 | 收藏 | | |

  在商务英语中,应用文可谓是占据了绝大部分。下面,我们就针对应用文写作中的私人和公务信函、备忘录、摘要、报告等几种应用文,谢大家介绍一下应用文的写作技巧。

  一、私人和公务信函外语教育网

  信函是很重要的一种应用文。私人和公务信函是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具,与同学们的生活、学习比较密切,也是以后工作中用的最多的一种沟通方式。所谓私人信函就是给家人、朋友或者同学等写信,谈事情的同时又交流感情。所谓公务信函就是给亲朋好友之外的人写信,主要是为了办事,比方说给老板或是客户写信都属于公共信函。

  信函一般都是由写信时间、信内地址、称呼、信的主要内容和信尾几个主要部分组成。收信人地址要写在左上角,寄信人地址要写在右上角,寄信人地址也可以不写,姓名写在地址上面,地址排列顺序依次为门牌号、街区名、城市和国名。在信的开头人名前一定要加Mr., Mrs., Dear 等比较尊敬的称呼,信的结尾注意使用常用的客套话如: sincerely yours, faithfully yours或者yours sincerely, yours faithfully.英文书信写作要遵循五个原则,即正确、清晰、简洁、礼貌和体贴。

  正确是指信中所谈的事情要准确、具体,不用含糊抽象的词如:本月、明天等。清晰要求的是主题要明确,层次要清楚,让读者看后了然于心。简洁是现代英语发展的一大趋势。书信写作要做到行文简洁流畅,避免迂回冗长的长句,使书信尽可能写得明白清晰。书信交往,同样需要以礼待人,因而在写信过程中,要避免伤害对方感情,措辞上多多使用would, could, may, please等词,要自然得体,彬彬有礼。体谅对方也是写书信时要注意的一个原则,不能以自己为中心,要尊重对方的习俗爱好,即便是拒绝,也要委婉而不失去友谊。书信的写作也要注意格式,避免语法、拼写、标点错误,信中所引用的史料、数据等也应准确无误。

  二、备忘录

  备忘录是一种录以备忘的公文,主要用来提醒、督促对方,或就某个问题提出自己的意见或看法。包括书端、收文人的姓名、头衔、地址,称呼,事因,正文,结束语,和署名,备忘录上一定要说明什么时间,谁写的?写给谁?什么事?并且正文、结束语和署名等项与一般信件的格式相同。

  三、摘要外语教育网

  接着谈谈摘要。摘要分成两种,一种是文章摘要,一种是论文摘要。

  文章摘要就是给一篇文章让写一个摘要,文章摘要是对文章主要内容的简练概括,内容上要涵盖全文,语言上要尽量简练。写摘要前一定要仔细阅读全文,弄懂文章大意;摘要涵盖原文的主要观点并与原文的观点保持一致;摘要应该简明扼要,字数在规定的字数范围内;摘要最好不要照搬原文,应该用自己的话概括原文的主要观点;并且注意千万不要照抄,也千万不要评论,只需要写出中心思想或者段落大意即可。

  第二种摘要是论文摘要。比方说是大家写一篇学术论文,硕士博士论文需要写一个英文的摘要。写这种摘要时要注意时态和语态。叙述研究过程,多采用一般过去时;说明某课题现已取得的成果,宜采用现在完成时。摘要中多数情况下可采用被动语态。但在某些情况下,特别是表达作者或有关专家的观点时,又常用主动语态。英文摘要有一些常用句型,比如表示研究目的,可以用In order to……This paper describes……The purpose of this study is……,表示表示结论、观点或建议可以用The authors[suggest/conclude/consider] that……。

  四、报告

  最后一种是报告。报告其实也分为两种,第一种是读书报告。比如读一本书或者看一本小说写一个读书报告。读书报告中首先要交代背景知识,比如作者生平,时代简介等,接下来对书的内容做一个简单的概括,与摘要不同的是读书报告最后一段可以发表评论。与摘要相同,读书报告也要注意时态,比如像科普类的知识应该用现在式。另一种报告就是书面报告,书面报告考试的可行性和可能性更大一些。书面报告与备忘录的写法很类似,所不同的就是书面报告一般是下级写给上级,它也需要交代清楚四件事:什么时间?谁写的?写给谁?什么事?

  当然,应用文写作能力的提高必须经过长期的实践锻炼。其次要背诵大量的优秀范文,要整段整段的背,不仅是背会而且要脱口而出,并且转换成自己的语言,写作时可以随心所欲支配。再次,是要多动手写作,要写出属于自己的文章,多动手写作才能快速写出好文章来。

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